Administrative Assistant, INRIA CITI Lab, INSA Lyon

Leave a comment
logo-citi

Intitulé du poste

Gestionnaire d’équipes de recherche en laboratoire

Quotité

70%

Mission et contexte

La personne recrutée fera partie d’un service de trois personnes (2.2 équivalent temps plein) en charge de la gestion administrative et financière du laboratoire CITI composé d’environ 90 membres organisés à travers six équipes de recherche. Cette gestion se fait à deux niveaux : d’une part au niveau du laboratoire avec des missions communes, et d’autre part au niveau des équipes de recherche avec des missions spécifiques. La gestion au sein du laboratoire et au sein des équipes, telle qu’entendue ici, comporte des volets RH, financiers, logistiques, organisationnels et de gestions de contrats.
La personne recrutée aura pour mission de s’occuper de deux équipes de recherches pour tous recrutements, événements, mobilités, bons de commandes sur des budgets INSA Lyon et INSAVALOR uniquement.

Activités et tâches principale(s) au niveau du laboratoire

  • Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
  • Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité d’un service, de manifestations (soutenances de thèse, conférences, réunions, séminaires, colloques)
  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
  • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratif, financier et/ou ressources humaines
  • Faire le suivi des doctorants du laboratoire (contrats, soutenance, devenir, etc.)
  • Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
  • Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
  • Gérer les aspects logistiques en particulier les locaux et les matériels
  • Gérer les commandes de matériels (fonctionnement et équipement) dont certains doivent se faire suivant les lois des marchés publics (ie hors marché de l’établissement)
  • Accueillir les personnes recrutées, les visiteurs au sein du laboratoire

Activités et tâches principale(s) au niveau des équipes de recherche

  • Etre le point de contact des membres de deux équipes de recherche pour tout ce qui est relatif aux contrats et projets gérés par INSA Lyon et INSAVALOR
  • Organiser les missions (planification, trajet, séjour, inscription si besoin)
  • Gérer les budgets des équipes sur les lignes de crédits INSA Lyon et INSAVALOR
  • Gérer les dossiers RH des personnes recrutées sur budgets INSA Lyon et INSAVALOR

Compétences et qualités requises

  • Rendre compte
  • Sens relationnel
  • Rechercher l’information, la vérifier et la classer
  • Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
  • Planifier son activité, gestion des priorités
  • Travailler en équipe
  • Compréhension et expression écrite et orale en anglais de niveau 1 minimum, 2 de préférence
  • Faire preuve tant d’autonomie que d’initiative
  • Nécessité d’une grande polyvalence

Contact : fabrice.valois@insa-lyon.fr (directeur du CITI)